安康学院公文处理实施办法（修订）

 

为了积极贯彻落实《党政机关公文处理工作条例》有关规定，进一步严格我校公文处理程序，规范公文格式，不断提高公文的制发质量和管理水平，现结合我校公文处理的实际情况，制定本办法。

一、总  则

第一条  学校公文是学校在党政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具，是上情下达、下情上报的一种基本工作手段。

第二条  公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第五条  各院系、各部门负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，加强对本单位公文处理工作的指导和检查。

第六条  各院系、各部门应设有专职或兼职秘书、文书负责公文处理工作，并逐步改善办公手段，努力提高工作效率和质量。

第七条  学校党政办公室主管学校的公文处理工作，并对校内各院系、各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

 

二、公文种类

第八条  学校适用的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或撤销校内不适当的决定事项。

（二）通知

适用于发布、传达要求校内执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。

（四）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

（五）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（六）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

三、公文格式

第九条  公文一般由份号、密级和紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关和印发日期、页码等组成。

（一）发文机关标志即“红色版头”，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；联合行文，主办机关排列在前，“文件”二字居于发文机关名称右侧且上下居中。我校发文机关标识有：

1.中共安康学院委员会 安康学院文件（联合发文）；

2.中共安康学院委员会文件；

3.安康学院文件；

4.中共安康学院纪律检查委员会文件；

5.安康学院函件；

6.安康学院党政办公室文件；

7.安康学院党委会议纪要；

8.安康学院校长办公会议纪要；

9.安康学院专题会议纪要。

(二)发文字号。包括机关代字、年份、发文序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。年份要用六角括号“〔〕”括起。我校发文分为上行文、平行文和下行文。

上行文字号有：

1.安康学院党字(适用于以学校党委名义上报的文件)；

2.安康学院字（适用于以学校行政名义上报的文件）；

3.安康学院纪字(适用于以学校纪委名义上报的文件)。

上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在落款日期与版记之间注明联系人的姓名和电话。

平行文字号有：

1.安康学院函（适用于以学校名义与无隶属关系省市单位商洽工作的文件）。

下行文字号有：

1.校党发(适用于以学校党委、党政联合名义下发的文件)；

2.校发(适用于以学校名义下发的文件)；

3.校纪发(适用于以学校纪委名义下发的文件)；

4.党政办发(适用于以学校党政办公室名义下发的、事关全校的一般性工作的文件)。

(三)公文标题。应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(四)主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文应当根据内容和需要确定主送单位，以党委名义面向全校下发文件的主送单位规范化写法为：“各党总支、直属党支部”（党政联合发文、干部任免职的文件可根据实际情况加上“各院系、各部门”）；以行政名义面向全校下发文件的主送单位规范化写法为：“各院系、各部门”；下发学校多数相关部门的，可写明：“各有关部门”；单独发某一个或者几个单位的，单位名称写全称列明。

(五)公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，正文后的附件标识应与附件的标识一致，附件序号用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

(六)成文日期以会议通过或者负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发方负责人的签发日期为准。日期规范写法为“20××年×月×日”。

(七)印章是公文生效的标志。公文除“纪要”外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

(八)公文制作应采用正反页印刷，页码居中；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(九)公文如有附注(需要说明的其它事项)，应当加括号标注。

(十)抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十一)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

第十条  公文用纸应采用国际标准A4型，左侧装订。特殊形式的公文用纸，根据实际需要确定。

四、行文规则

　  第十一条  行文应当确有必要，注重实效。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　　第十二条  校内各院系、各部门不得私自对外正式行文。

第十三条  部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，学校将责令纠正或撤销。

第十四条  “请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当以抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。

五、公文办理

第十五条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十六条  收文办理指收到校外来文和校内各院系、各部门呈文的办理过程，主要程序是：

（一）签收登记。对收文进行清点核对，按照分类排序登记。

（二）初审。对收到公文应当进行初审，初审的重点是：是否由本机关办理，是否符合行文规则。校内呈文文种、格式是否符合要求，涉及其他部门的事项是否妥善协商，如不符合规定，应及时退还呈文部门并说明理由。

（三）传阅和承办。党政办公室秘书科负责将整理登记的公文报党政办公室主任拟办，根据拟办意见呈送校领导批阅，交相关职能部门承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如协商仍不能取得一致，可以报请学校协调或裁定。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退还党政办公室秘书科并说明理由。校内各部门的呈文除校领导直接交办的事项外，不得直接向学校领导递交“请示”、“意见”和“报告”等文件，应先交党政办公室，由党政办公室按照收文程序办理。党政办公室公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、延误和丢失。

（四）催办。及时掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。催办贯穿于公文处理的各个环节，应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（五）反馈。公文的办理结果应当及时反馈来文单位和相关校领导及单位。

第十七条  发文办理包括公文的起草、审核、签发等，主要程序是：

（一）起草。公文起草应担符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，内容简洁，主题突出，实事求是，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文种正确，格式规范。公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，达成一致。

（二）审核。发文部门起草的公文经负责人签字后，送党政办公室秘书科审核，党政办公室负责人拟办，呈送分管校领导签发。上报请示和报告公文，必须由分管校领导签署意见，经党委书记或者校长签发。

（三）核发。公文经校领导签发后，由党政办公室负责网上发布，公文起草部门按照公文规范制作纸质文件用于存档。

第十八条  涉密公文由党政办公室制作和分送。

 

六、公文归档

第十九条  公文归档应根据《中华人民共和国档案法》、《安康学院档案管理办法》及其他有关规定，将公文原件及时整理(立卷)、归档。各院系、各部门个人不得保存应当归档的公文。

第二十条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，要能反映公文所属部门主要工作情况，便于保管和利用。

第二十一条  公文按照归口归档，谁起草谁归档，谁主办谁归档，其他联合办理公文的部门，可保存复制件或其他形式的公文副本。

第二十二条  归档范围内的公文应当根据学校《档案保管期限表》确定保管期限，按照学校档案管理的有关规定定期向学校综合档案室移交。

第二十三条  拟制、修改公文时，所用纸张和字迹材料必须符合归档要求。

七、公文管理

第二十四条  各院系、各部门应当建立严格规范的公文管理制度，明确分工，夯实责任，确保公文收发程序规范，发挥公文的实效。

第二十五条  机要文件由学校党政办公室安排专人负责，采取保密措施，严格规范管理。按照上级规定对涉密公文及时进行清理、清退和销毁。销毁涉密公文必须严格履行登记手续，经主管校领导批准后，到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销，个人不得擅自销毁公文。

第二十六条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十七条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学校综合档案室负责人批准后方可销毁。

第二十八条  院系、部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤消时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交学校综合档案室。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

八、附   则

第二十九条  本办法自印发之日起执行。原《安康学院公文处理暂行办法》（安康学院办字〔2006〕4号）同时废止。

第三十条  本办法由学校党政办公室负责解释。